Quy trình thủ tục

  • Những thủ tục do Ban cán sự lớp thực hiện:

Ban cán sự lớp có trách nhiệm: tiếp nhận thông báo ban đầu từ Phòng GV và Phòng CT&CTSV, phổ biến tới lớp và sinh viên có liên quan; tập hợp yêu cầu, hồ sơ, giấy tờ,… chuyển nộp Phòng GV và Phòng CT&CTSV; tiếp nhận và chuyển giao lại kết quả cho lớp và sinh viên có liên quan các công việc và các loại thủ tục sau:

– Khám sức khỏe lần đầu khóa học và định kỳ trong thời gian học tập; làm bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn thân thể; giải quyết các trường hợp sinh viên bị ốm, tai nạn, rủi ro.

– Chế độ học bổng, trợ cấp xã hội, chính sách ưu đãi và miễn giảm học phí, vay vốn.

– Công tác khen thưởng, kỷ luật; đánh giá xếp hạng, phân loại điểm rèn luyện kỳ học, năm học, khóa học.

– Xác nhận làm vé xe buýt; giảm giá vé tàu xe.

– Liên hệ tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho sinh viên trong lớp.

– Cấp giấy giới thiệu liên hệ thực tập cho sinh viên năm cuối; giấy giới thiệu làm thẻ thư viện cho sinh viên ở các thư viện ngoài Học viện.

– Cấp/đổi lại thẻ sinh viên, xin cấp bảng điểm cá nhân (trừ bảng điểm toàn khóa).

– Thủ tục khiếu nại, thắc mắc về điểm TBC kỳ học/năm học/khóa học.

  • Những thủ tục sinh viên trực tiếp thực hiện:

– Thủ tục nhập học/chuyển trường/ra trường

– Xác nhận/bổ sung/hoàn thiện/xin rút, mượn: hồ sơ lý lịch.

– Cấp/đổi lại thẻ sinh viên, xin cấp bảng điểm cá nhân (trừ bảng điểm toàn khóa).

– Thủ tục khiếu nại, thắc mắc về điểm TBC kỳ học/năm học/khóa học.

– Các thủ tục, giấy tờ liên quan tới học bổng ngoài Học viện, Giấy xác nhận lĩnh tiền/bưu phẩm/bưu kiện.

– Thủ tục xin ngừng học, thôi học, bị kỷ luật.

– Thủ tục tốt nghiệp ra trường, nhận bảng điểm toàn khóa, rút hồ sơ HSSV.

– Các thủ tục/giấy tờ khác liên quan tới nhu cầu cá nhân khác.

  • Danh mục công việc tại bộ phận “Một cửa”:
TT  Nhiệm vụ, nội dung công việc  Địa điểm  Phòng
1 – Tư vấn, tuyển sinh

– Tiếp nhận yêu cầu, thắc mắc, kiến nghị liên quan tới chứng chỉ, văn bằng

 Ô số 1  Phòng Đào tạo
2 Thu nộp học phí, lệ phí; thanh toán chế độ học bổng, khen thưởng,…  Ô số 9, 10, 11  Phòng Tài chính kế toán
3 Thủ tục hành chính, chế độ học tập đối với sinh viên (bảng điểm, ngừng học, thôi học, học lại, bảo lưu, kết quả học tập, rèn luyện, học bổng, học cải thiện điểm, đăng ký thi tốt nghiệp, xét tốt nghiệp; hoãn, chậm nộp học phí,….)  Ô số 5  Phòng Giáo vụ
4 Thủ tục hành chính, chế độ HSSV (giấy giới thiệu, giấy xác nhận, ưu tiên mua vé xe buýt, đơn xin cấp miễn giảm học phí, mượn phòng, các chế độ chính sách HSSV, học bổng, khen thưởng,…)  Ô số 6  Phòng Chính trị và công tác sinh viên

Lưu ý sinh viên trước khi đến Bộ phận “một cửa”:

+ Xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết;

+ Đọc kỹ các quy định có liên quan trong sổ tay sinh viên;

+ Tham khảo ý kiến giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập

+ Gửi thư điện tử để hỏi (nếu không phải là việc cấp bách)

+ Đến theo đúng lịch tiếp sinh viên, ghi đầy đủ vào các biểu mẫu liên quan đến công việc sinh viên cần giải quyết (hoặc có đơn trình bày rõ ràng, có hồ sơ liên quan)

+ Hướng dẫn này có thể được cập nhật, thay đổi tùy theo tình hình thực tế của Học viện

+ Một số biểu mẫu tại đây.