VĂN PHÒNG

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Văn phòng:

Địa chỉ  Tầng 2, nhà A1, Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông
Điện thoại  (04) 37.540.408 (HQV); (04) 38.544.451 (HĐ)
Fax  (04) 37.562.036 (HQV); (04) 33.829.236 (HĐ)
Phụ trách, điều hành  PGS.TS Trần Quang Anh – Phó Giám đốc Học viện
E-mail  anhtq@ptit.edu.vn
Phó chánh Văn phòng  Ông Trần Vũ Hải
E-mail  haitv@ptit.edu.vn
Phó chánh Văn phòng  Ông Đoàn Hiếu
E-mail  doanhieu@ptit.edu.vn

Chức năng:

– Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác, giúp Giám đốc Học viện tổ chức phối hợp các hoạt động chung giữa các đơn vị thuộc Học viện; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế; quản trị thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin; thanh tra; y tế; hành chính, quản trị, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Lãnh đạo Học viện, Hội đồng Học viện, các đơn vị chức năng (dưới đây gọi tắt là Cơ quan Học viện), các đơn vị đào tạo trực thuộc Học viện tại Hà Nội và các hoạt động chung của Học viện.
– Văn phòng có con dấu và tài khoản riêng để giao dịch theo quy định của pháp luật.

Nhiệm vụ:

1. Về công tác tổng hợp:

Tổ chức xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần của Cơ quan Học viện;
Trực tiếp quản lý, ghi chép các biên bản, văn bản kết luận, chỉ đạo, thông báo của Lãnh đạo Học viện;
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, các quyết định, chỉ đạo của Giám đốc Học viện;
Tổng hợp tình hình hoạt động của Học viện, xây dựng báo cáo công tác theo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của các cơ quan quản lý cấp trên và của Lãnh đạo Học viện;
Tổ chức các buổi họp giao ban, các hội nghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của Học viện;
Làm đầu mối tổ chức các cuộc họp, làm việc do Lãnh đạo Học viện chủ trì; tiếp khách hoặc các buổi làm việc của Lãnh đạo Học viện với các cá nhân, tổ chức ngoài Học viện.

2. Về công tác văn thư, lưu trữ: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ trong Học viện theo quy định của Nhà nước, của Bộ Thông tin và Truyền thông.
3. Về công tác thanh tra, pháp chế:

Thực hiện chức năng thanh tra thủ trưởng theo quy định;
Tổ chức quản lý, thực hiện công tác thanh tra giáo dục; thanh tra lao động theo quy định của Nhà nước, của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Thông tin và Truyền thông và của Học viện;
Rà soát, phát hiện sai sót, đảm bảo về pháp lý của các văn bản trước khi trình ký văn bản gửi đi theo quy định.

4. Về công tác quản trị thông tin và sử dụng công nghệ thông tin (CNTT):

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển hệ thống thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin; quy định sử dụng hệ thống thông tin của Học viện.
Triển khai thực hiện và quản trị hệ thống thông tin liên lạc, đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ cho công việc, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Học viện và các đơn vị, cá nhân liên quan;
Triển khai và quản trị các phần mềm CNTT; phát triển phần mềm và giải pháp công nghệ cho Học viện. Quản trị nội dung thông tin trên các ứng dụng CNTT của Học viện theo quy định của Pháp luật và của Học viện.
Hỗ trợ người dùng trong việc sử dụng hệ thống thông tin do đơn vị quản lý, phục vụ.

5. Về công tác quản trị, hành chính:

Quản lý cơ sở hạ tầng và tài sản dùng chung của khu vực Cơ quan Học viện và Cơ sở đào tạo của Học viện tại Hà Nội;
Quản lý, trình Giám đốc Học viện phương án tổ chức phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và các hoạt động có liên quan khác trong phạm vi chức năng được giao. Tổ chức thực hiện khi được phê duyệt;
Quản lý, tổ chức cung cấp điện; nước; vận tải; y tế cơ quan, trường học theo quy định của các cơ quan quản lý chuyên ngành; tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường, an toàn lao động và các nhiệm vụ khác có liên quan ở Học viện và Cơ sở đào tạo của Học viện tại Hà Nội;
Tổ chức thực hiện công tác tang lễ; lễ tân, khánh tiết, phục vụ các cuộc họp, buổi lễ, kỷ niệm, hội nghị, hội thảo của Học viện;
Xây dựng nội quy, quy trình, quy định quản lý, sử dụng cơ sở vật chất; định mức xăng xe, văn phòng phẩm …; kiểm tra, phát hiện, đề nghị xử lý các trường hợp vi phạm; đề xuất các biện pháp sử dụng tiết kiệm, hiệu quả; giám sát và xử lý khắc phục các sự cố về điện, nước, thông tin liên lạc của Cơ quan Học viện và các đơn vị đào tạo tại Hà Nội.

6. Làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng cấp trên, các cơ quan quản lý chuyên ngành của nhà nước trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao. Đại diện cho các đơn vị làm việc tại trụ sở Hà Đông đảm bảo mối quan hệ với địa phương trong những hoạt động có liên quan theo quy định của pháp luật.
7. Quyết định những biện pháp khẩn cấp để bảo vệ tài sản, tính mạng của con người trong những trường hợp xảy ra sự cố bất ngờ; báo cáo Giám đốc Học viện.
8. Yêu cầu các đơn vị và cá nhân có liên quan trong Học viện về việc phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được giao.
9. Chánh Văn phòng là đầu mối phát ngôn, cung cấp thông tin có liên quan tới mọi mặt hoạt động của Học viện; được thừa lệnh Giám đốc Học viện ký các giấy tờ trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao; được Giám đốc Học viện ủy quyền chủ trì các cuộc thanh tra kiểm tra những nội dung công tác có liên quan; chủ trì một số cuộc họp với các đơn vị liên quan để triển khai các hoạt động của Học viện.
10. Chánh văn phòng tham gia các hội đồng tư vấn có liên quan; chủ động sắp xếp, bố trí, sử dụng, điều hành, quản lý lao động, tài sản được giao. Đề xuất việc thành lập, giải thể các tổ công tác trực thuộc, bổ nhiệm, miễn nhiệm tổ trưởng. Tham gia việc xét khen thưởng, kỷ luật, nâng hạ bậc lương, tuyển dụng, điều động, cho thôi việc cán bộ viên chức, người lao động của Văn phòng.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác chưa được giao cho các đơn vị chức năng thuộc Học viện và những công việc khác do Giám đốc Học viện giao.