PHÒNG GIÁO VỤ

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Địa chỉ  Tầng 1, nhà A1 – Km10, Nguyễn Trãi, Hà Đông, Hà Nội
Điện thoại  (04) 38 547 797
Trưởng phòng Ông Nguyễn Chí Thành
E-mail  thanhnc@ptit.edu.vn
Phó trưởng phòng Ông Đoàn Kim Tuấn
E-mail  tuandk@ptit.edu.vn

Chức năng:

Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc Học viện về tổ chức quản lý, điều hành chung toàn Học viện về các công tác: kế hoạch đào tạo; giáo vụ, xét và cấp bằng tốt nghiệp; quản trị cơ sở dữ liệu giáo vụ-sinh viên và công tác thanh tra giáo dục;
Tổ chức triển khai các công tác: kế hoạch đào tạo; giáo vụ, xét và cấp bằng tốt nghiệp; quản trị cơ sở dữ liệu giáo vụ – sinh viên và công tác thanh tra giáo dục tại Cơ sở Đào tạo Hà Nội của Học viện;
Tổ chức triển khai thực hiện, giám sát, kiểm tra, tổng hợp, đánh giá kết quả, tình hình hoạt động của các mặt công tác nêu trên theo nhiệm vụ được giao.

Nhiệm vụ:

1. Nhiệm vụ chung:

Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất ban hành, sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý, chế độ báo cáo về các công tác: kế hoạch đào tạo; giáo vụ; xét và cấp bằng tốt nghiệp; quản trị cơ sở dữ liệu giáo vụ-sinh viên và công tác thanh tra giáo dục của Học viện;
Tổ chức xây dựng, đề xuất ban hành, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện kế hoạch đào tạo và các kế hoạch thành phần; công tác giáo vụ; kế hoạch thi, xét và quản lý, cấp phát văn bằng tốt nghiệp; công tác quản trị cơ sở dữ liệu giáo vụ – sinh viên của Học viện; công tác thanh tra giáo dục của Học viện;
Thẩm định và thực hiện các thủ tục: ra quyết định thành lập lớp; xử lý lên lớp, ngừng học, buộc thôi học, cảnh báo học vụ theo kết quả học tập; xét cấp học bổng khuyến khích học tập; xét điều kiện dự thi tốt nghiệp; xét điều kiện tốt nghiệp; giám sát việc thực hiện các chế độ học tập của sinh viên tại các đơn vị quản lý giáo vụ trong toàn Học viện;
Tổ chức đào tạo bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm các công tác: kế hoạch đào tạo; giáo vụ, xét và cấp bằng tốt nghiệp; quản trị cơ sở dữ liệu giáo vụ-sinh viên và công tác thanh tra giáo dục trong toàn Học viện.

2. Công tác kế hoạch đào tạo:

Xây dựng khung kế hoạch đào tạo hàng năm; kế hoạch đào tạo cho các lớp, khóa, các hệ đào tạo theo chương trình, quy chế đào tạo;
Tổ chức xây dựng, thẩm định và trình ban hành các kế hoạch thành phần liên quan đào tạo đối với các lĩnh vực: tuyển sinh, giảng dạy – học tập, thi kiểm tra, thu nộp học phí, xét và cấp phát văn bằng tốt nghiệp… của các cấp, hệ, loại hình đào tạo tại tất cả các cơ sở đào tạo của Học viện.
Hướng dẫn việc tổ chức thực hiện, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, tổng hợp số liệu và báo cáo đánh giá kết quả thực hiện công tác kế hoạch đào tạo và các kế hoạch thành phần;
Định kỳ tổ chức tổng hợp, báo cáo và cung cấp thông tin, phổ biến thông tin kế hoạch đào tạo, thông tin dữ liệu sinh viên cho các đơn vị liên quan, cho sinh viên theo quy định.

3. Công tác giáo vụ:

Phối hợp nghiên cứu, đề xuất các cơ chế chính sách phát triển đội ngũ giảng viên cơ hữu, giảng viên kiêm giảng và giảng viên thỉnh giảng;
Chủ trì, phối hợp với các Khoa/Viện, Bộ môn và các đơn vị chức năng liên quan xây dựng kế hoạch công tác của giảng viên cơ hữu, giảng viên kiêm giảng và giảng viên thỉnh giảng theo kỳ học, năm học;
Lập kế hoạch bố trí, sử dụng hợp lý, hiệu quả phòng học, giảng đường cho các cấp, hệ, loại hình đào tạo tại Cơ sở đào tạo Hà Nội;
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy, thời khoá biểu, lịch thi cho các lớp (bao gồm cả các lớp học bổ sung kiến thức, ôn thi đầu vào, học lại, học 2 chương trình đào tạo đồng thời);
Phối hợp với Ban tuyển sinh và các đơn vị có liên quan tổ chức tiếp nhận sinh viên khóa mới; lập danh sách lớp; làm thẻ sinh viên tạm thời; bố trí lịch làm việc đầu khóa cho Cố vấn học tập; tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên trong suốt quá trình đào tạo; phối hợp với Ban tuyển sinh xác minh thông tin văn bằng, thông tin sinh viên trúng tuyển nhập học;
Tổ chức cho sinh viên đăng ký học tập, xếp lớp môn học theo chương trình, kế hoạch và các quy định về đào tạo;
Tiếp nhận, sử dụng kết quả thi do Trung tâm Khảo thí & Đảm bảo chất lượng Giáo dục quản lý, cung cấp để thực hiện các nghiệp vụ quản lý: xét, xử lý kết quả học tập của sinh viên; tổng hợp, đánh giá, phân loại kết quả học tập của sinh viên theo học kỳ, năm học và khoá học; thực hiện các chế độ học tập của sinh viên;
Tiếp nhận yêu cầu, xử lý, giải quyết các thủ tục chuyển đổi chương trình đào tạo; làm thẻ sinh viên; bảo lưu kết quả học tập; miễn học; miễn thi; tạm hoãn học; học 2 chương trình đào tạo đồng thời; chuyển lớp; phân lớp chuyên ngành cho sinh viên; sinh viên chuyển đi khỏi Học viện;
Lập và phối hợp tổ chức thực hiện kế hoạch thực tập, ôn thi, thi tốt nghiệp;
Quản lý và cấp bảng điểm, kết quả học tập học kỳ, năm học, khóa học và theo yêu cầu của sinh viên; Cấp, trả giấy xác nhận hoàn thành chương trình đào tạo, kết quả học tập toàn khóa, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho những sinh viên đủ điều kiện theo quy định;
Quản lý, giám sát tiến độ giảng dạy; Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan duy trì nề nếp giảng dạy, học tập theo thời khoá biểu và lịch trình giảng dạy;
Quản lý, theo dõi, xác nhận, báo cáo thống kê khối lượng giảng dạy của giảng viên để làm các thủ tục thanh toán lương và chế độ vượt giờ cho giảng viên cơ hữu theo quy định;
Quản lý, theo dõi, xác nhận, báo cáo thống kê khối lượng giảng dạy của giảng viên kiêm giảng và giảng viên thỉnh giảng; làm các thủ tục xác nhận khối lượng hoặc thanh toán cho giảng viên kiêm giảng, giảng viên thỉnh giảng theo quy định;
Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan trong việc tổ chức lễ khai giảng, tổng kết năm học, khóa học;
Định kỳ, tổng hợp, báo cáo công tác đào tạo – giáo vụ và tổ chức giao ban đào tạo – giáo vụ theo quy định;

4. Công tác kế hoạch xét, công nhận tốt nghiệp và quản lý, cấp phát văn bằng tốt nghiệp của Học viện:

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch xét điều kiện dự thi, xét tốt nghiệp và lịch cấp trả kết quả học tập toàn khóa, các loại giấy chứng nhận, văn bằng theo năm học, khóa học;- Thực hiện các thủ tục đăng ký mua, in, quản lý phôi bằng theo quy định của Bộ Giáo dục đào tạo và của Học viện;
Thực hiện các thủ tục xét, quyết định công nhận tốt nghiệp; thẩm định và trình Giám đốc Học viện ký cấp bằng tốt nghiệp cho học viên, sinh viên các hệ đào tạo trong toàn Học viện.
Quản lý sổ bằng, văn bằng và tổ chức việc cấp, trả văn bằng tốt nghiệp; hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị về việc thực hiện quy định về quản lý, cấp, trả văn bằng tốt nghiệp;

5. Công tác quản trị cơ sở dữ liệu giáo vụ và sinh viên

Quản trị cơ sở dữ liệu về: hồ sơ, danh sách sinh viên; kết quả học tập; lưu lượng và biến động sinh viên trong các kỳ học, năm học, khóa học và năm kế hoạch;
Phối hợp đề xuất xây dựng; tham gia quản trị hệ thống các ứng dụng công nghệ thông tin, trang tin trên mạng Internet phục vụ công tác quản lý đào tạo và giáo vụ;
Quản lý và lưu trữ hồ sơ đào tạo, giáo vụ; hồ sơ, dữ liệu sinh viên.

6. Công tác thanh tra giáo dục:

Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch thanh tra giáo dục định kỳ và đột xuất trình Giám đốc Học viện. Tổ chức thực hiện khi được phê duyệt;
Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch, chương trình, nội dung, quy chế đào tạo, quy chế thi, kiểm tra cấp văn bằng, chứng chỉ; thực hiện các quy định về giáo trình, bài giảng và các điều kiện cần thiết khác đảm bảo chất lượng đào tạo ở tất cả các cấp, hệ, loại hình đào tạo;
Kiểm tra việc thực hiện nền nếp dạy và học của giảng viên, học viên – sinh viên;
Thanh tra, kiểm tra việc chuẩn bị các điều kiện cần thiết phục vụ cho hoạt động đào tạo: cơ sở vật chất, trang thiết bị – dụng cụ, vật tư…;
Thanh tra việc thực hiện chính sách và pháp luật về giáo dục: thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, chính sách liên quan đến học viên – sinh viên.
Tiếp nhận, xác minh đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác đào tạo và kiến nghị với lãnh đạo Học viện biện pháp giải quyết theo quy định của luật khiếu nại, tố cáo.

7. Phối hợp với phòng Tổng hợp trong việc tổ chức tiếp nhận, chuyển tiếp, xử lý nghiệp vụ đối với các yêu cầu và thực hiện thông báo, hoàn trả kết quả xử lý, giải quyết các yêu cầu về chế độ, chính sách có liên quan tới công tác đào tạo, giáo vụ tại Trung tâm giao dịch “một cửa” của Cơ sở đào tạo Hà Nội.
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan khi được Giám đốc Học viện giao.